Política de datos personales.

RECORDMOTOR S.A. es una sociedad comprometida y respetuosa de los derechos sobre los datos personales de las personas naturales, reconocidos en el artículo 66 numeral 19 y artículo 92 de la Constitución de la República del Ecuador, en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (en adelante “LOPDP”) y demás normativa aplicable en la materia. Por lo anterior, ponen a disposición de sus clientes, colaboradores y proveedores, su Política de Protección de Datos Personales.

RECORDMOTOR S.A. es una compañía legalmente constituida en el Ecuador, la cual mantiene un contrato de distribución con HONDA MOTOR CO. LTD., constituyéndose en licenciataria y por lo tanto se encuentra autorizada para el uso de su marca en todo el territorio ecuatoriano.

RECORDMOTOR S.A., mantiene su política independiente, por lo tanto, a l ingresar y utilizar la página de internet https://record-motor.com/ en adelante denominada como “la página de internet”. El usuario de la página de internet (titular de datos personales) declara que está entendiendo y aceptando los términos y condiciones ubicados en la sección correspondiente a “política de privacidad & términos y condiciones”, y declaran y otorgan expresamente su aceptación y consentimiento libre, específico, informado e inequívoco, utilizando para tal efecto, medios electrónicos. Esta política podrá ser actualizada a gusto de RECORDMOTOR S.A. sin previo aviso.

En el caso de que el titular no acepte de manera absoluta y completa los términos y condiciones de este aviso, deberá abstenerse de compartir cualquier tipo de información a RECORDMOTOR S.A. por cualquier medio incluyendo su página de internet.

En caso de que el titular continúe el uso de la página de internet de RECORDMOTOR S.A., sea en forma total o parcial, dicha acción se considerará como su absoluta y expresa aceptación y consentimiento a los términos y condiciones aquí establecidos.

La sola utilización de la página de internet de HONDA Ecuador le otorga al público la calidad de titular (en adelante referido como el «titular» o los «titulares») e implica la aceptación y consentimiento, plenos e incondicionales del titular, de todas y cada una de las condiciones generales y particulares incluidas en la versión de esta política publicada por RECORDMOTOR S.A.

RECORDMOTOR S.A. y el titular declaran que, al no existir, error, dolo, mala fe o cualquier otro vicio del consentimiento que pudiera anular la validez del presente instrumento, acuerdan en sujetarse al tenor de lo estipulado en los siguientes artículos:

2. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso, informado y revocable del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación generada por el Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos, mediante la cual se informe de la existencia de la Política de Tratamiento de Datos que se aplicarán, la forma en la que se puede acceder a esta, y las finalidades que se pretende dar a los Datos Personales.

Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

Clientes: Persona natural o jurídica que mantiene una relación comercial directa con RECORDMOTOR S.A.

Compañías Relacionadas o Subsidiarias: Se considera compañía relacionada cualquier compañía que forme parte de las actividades comerciales que realice RECORDMOTOR S.A.

Confidencialidad: Garantía otorgada por el Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, de que los Datos Personales serán protegidos y no serán divulgados de conformidad a lo establecido en la LOPDP.

Cookies: Información pasiva de los Titulares que se ha recopilado a través los distintos canales tecnológicos, administrados por RECORDMOTOR S.A. o sus Compañías Relacionadas.

Consentimiento tácito: Se entenderá tácito el consentimiento de los titulares cuando, luego de haber puesto en su conocimiento el Aviso de Privacidad, no manifieste su oposición o inconformidad.

Dato Personal: Cualquier información que identifica o hace identificable a una persona natural, de manera directa o indirecta.

Datos Sensibles: Datos relativos a etnia, identidad de género, identidad cultura, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a la discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales de sus Titulares.

Delegado de Protección de Datos: Persona natural que sirve como vínculo de comunicación entre los Titulares, el Responsable o Encargado de Tratamiento de Datos y la Autoridad de Protección de Datos Personales.

Encargado de Tratamiento de Datos Personales: Persona natural o jurídica, que solo o de manera conjunta con otros, trate Datos Personales a nombre y por cuenta de un Responsable de Tratamiento de Datos Personales, garantizando el cumplimiento a cabalidad de las exigencias de la LOPDP.

Finalidad del Tratamiento de Datos Personales: Se refiere al propósito o razón por la que RECORDMOTOR S.A. recopila, utiliza, almacena o procesa datos personales, y da origen a la relación entre RECORDMOTOR S.A. y el titular.

RECORDMOTOR S.A.: Compañía RECORDMOTOR S.A., debida y legalmente constituida en Ecuador.

Responsable del Tratamiento de Datos Personales: Persona natural o jurídica que solo o de manera conjunta con otros decide sobre la finalidad del Tratamiento de Datos Personales.

Reclamo: Solicitud del Titular de Datos Personales o de las personas autorizadas por este o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la Autorización.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de un Responsable o Encargado de Tratamiento de Datos Personales. (TUTOR)

Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.

Tercero: La persona natural o jurídica, nacional o extranjera, distinta del Titular, Responsable, Encargado y Delegado de Datos Personales, incluyendo a representantes legales, curadores y tutores debidamente acreditados. (TUTOR)

Revisar ingreso tsi Brasil.

3. OBJETO DE LA POLÍTICA

La Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) aplica a todos los datos personales, objeto de tratamiento, a cargo de RECORDMOTOR S.A. como Responsable, al(a los) Encargado(s) que llegare a nombrar, sus compañías relacionadas y todos los sujetos involucrados en su tratamiento, manejo de bases de datos y archivos físicos o digitales, de acuerdo al consentimiento expreso, voluntario, inequívoco, informado y específico que han otorgado debidamente sus titulares para su tratamiento legítimo y lícito.

Por esto, RECORDMOTOR S.A. aclara que la información confidencial, comercial, y estratégica es uno de sus activos más importantes, y, por ende, esta información cuenta con especial protección, pues es de vital importancia garantizar la confidencialidad y seguridad de sus bases de datos, tanto por el bienestar de los titulares, como por normativa corporativa vinculante.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política aplica a todos los miembros de la compañía, a terceros que presten sus servicios, independientemente de su posición jerárquica dentro de RECORDMOTOR S.A. o sus responsabilidades. Por esto, RECORDMOTOR S.A. exige que sus miembros se encuentren suficientemente capacitados para asegurarse de que la presente Política sea cumplida, tanto a la interna como por terceros en pro de la compañía.

Nuestra Política garantiza el cumplimiento con la legislación vigente en materia de protección de datos personales y de las normativas que, a futuro, puedan regularla o modificarla.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Responsable del Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares será RECORDMOTOR S.A. quien se compromete a respetar lo establecido en la presente Política.

Domicilio: Av. El Inca E2-14 · entre Av. 10 de Agosto y Av. Amazonas. Quito, Ecuador

Correo electrónico: protecciondedatos@recordmotor.com.ec C.O está creado el correo.

6. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RECORDMOTOR S.A. mantiene procedimientos internos de contratación que regulan, garantizan y establecen aquellas medidas concretas e idóneas a tomar respecto de la contratación de los servicios de proveedores a quienes se les brinde acceso a datos, a través de la figura de Encargado de Tratamiento de Datos Personales. De igual manera, pueden existir proveedores que, sin ser Encargados de Tratamiento de Datos Personales, podrán acceder de forma accesoria? a datos personales en responsabilidad de RECORDMOTOR S.A. La prestación de estos servicios se regulará en los correspondientes contratos de tratamiento de datos o incluyendo adendas al contrato principal del servicio.

7. DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

RECORDMOTOR S.A. nombrará un Delegado de Protección de Datos, quien estará a cargo del desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para cumplir con esto, todos los colaboradores que traten Datos Personales dentro de las diferentes áreas de RECORDMOTOR S.A. están obligados a reportar cualquier incidente con las bases de datos de propiedad de la compañía, a su respectivo Delegado de Protección de Datos Personales y a dar traslado, de manera inmediata, de todas las quejas, reclamos o peticiones que reciban a futuro por parte del Titular de Datos Personales.

El Delegado de Protección de Datos Personales, tiene la responsabilidad de atender peticiones, consultas, quejas y reclamos toda vez que el Titular podrá ejercer sus derechos reconocidos en la LOPDP.

Contacto directo con el Delegado de Protección de Datos Personales: protecciondedatos@recordmotor.com.ec

8. PRINCIPIOS SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS

El Tratamiento de Datos Personales efectuado por RECORDMOTOR S.A. se regirá por los principios de legalidad, lealtad, transparencia, finalidad, pertinencia, minimización, proporcionalidad, confidencialidad, calidad, exactitud, conservación, seguridad, responsabilidad proactiva y demostrada, a favor del Titular.

RECORDMOTOR S.A. podrá establecer a futuro, normativa corporativa vinculante en materia de Datos Personales, según lo establecido en la LOPDP y futuras directrices de la Autoridad de Protección de Datos Personales.

RECORDMOTOR S.A. se compromete a mantener siempre procesos de mejora continua en la materia.

Estos principios serán aplicados en todas las formas de Tratamiento de Datos.

9. FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RECORDMOTOR S.A. tiene presente que los Datos Personales son de estricta propiedad de los Titulares y solamente ellos podrán decidir sobre su tratamiento. RECORDMOTOR S.A. se compromete a hacer uso de los Datos Personales recolectados única y exclusivamente para las finalidades que se han establecido en el presente instrumento.

9.1. Pruebas con datos reales

Cualquier tipo de prueba anterior a la ejecución o modificación de los sistemas de seguridad o tratamiento de la información que traten bases de datos de carácter personal se comunicarán al Delegado de Protección de Datos Personales de RECORDMOTOR S.A., y éste, en cumplimiento estricto con la Ley, deberá aprobar o rechazar el proceso.

9.2. Medidas de control

A través del buen desempeño de aquellas funciones concedidas por parte de RECORDMOTOR S.A., el Delegado de Protección de Datos Personales, prestará su apoyo durante las auditorías internas para comprobar el cumplimiento de la presente Política en contraste con la LOPDP, en todos sus niveles. De igual forma, será el que determinará el alcance de nuevos procesos que se alineen con las Finalidades de Tratamiento establecidas en la Política.

10. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES

RECORDMOTOR S.A. podrá tratar los Datos Personales del TITULAR, directamente y/o a través de Encargados del tratamiento de datos personales, de conformidad con el tipo de relación que mantiene con el TITULAR, para las siguientes finalidades:

10.1. El Titular – Candidato a colaborador

Ponerse en contacto con el TITULAR-candidato a colaborador, por cualquier medio, a efecto de dar seguimiento y evaluar la experiencia y estudios del TITULAR-candidato a colaborador, para conocer la viabilidad de ser seleccionado y las posibilidades de éxito en el puesto que pretende desempeñar.

Conocer la experiencia laboral del TITULAR-candidato a colaborador así como sus competencias para el puesto que pretende cubrir.

Crear un expediente del TITULAR-candidato a colaborador que será resguardado en las oficinas de RECORDMOTOR S.A., en formato físico y digital, por el plazo de un año desde que el mismo es entregado.

Realizar investigaciones y estudios socioeconómicos para verificar la información proporcionada por el TITULAR-candidato a colaborador.

Realizar los trámites de selección y administración de personal en las instituciones gubernamentales que se requiera.

Contactar a las personas que el TITULAR-candidato a colaborador haya indicado como referencias personales y/o laborales.

Tratar los Datos Personales Sensibles como son los datos de salud física y mental, pasada y presente del TITULAR-candidato a colaborador, a través de la solicitud de estudios clínicos y médicos, para evaluar las posibilidades de ser contratado para el puesto requerido. Colaborador seleccionado.

10.2. El Titular – Colaborador

Realizar las actividades contenidas en el numeral 10.1. de esta Política en adición a las contempladas a continuación:

Realizar un expediente físico y/o digital del TITULAR-Colaborador que será resguardado en el domicilio que establezca RECORDMOTOR S.A. durante todo el plazo de la vigencia de la relación laboral y por 15-quince años posteriores a finalizada la misma. Validar plazo?

Tratar los datos crediticios del TITULAR-Colaborador a fin de efectuar los trámites necesarios para el depósito del salario y demás prestaciones generadas a favor del TITULAR-

Llevar a cabo el control de asistencias y horarios de entrada y salida del TITULAR-Colaborador a las oficinas de RECORDMOTOR S.A., en tratamiento de sus datos biométricos.

Asignar al TITULAR-Colaborador las herramientas y recursos de trabajo necesarios para el desarrollo de las funciones encomendadas.

Realizar los trámites necesarios de registro, modificaciones y eliminación ante las instituciones gubernamentales que se requiera.

Tratar los datos personales de índole de categoría especial en relación con la información entregada por el colaborador sobre cónyuges, convivientes y/o cargas familiares.

Realizar los pagos correspondientes a los beneficiarios de pensiones alimenticias, en caso de que sea requerido por autoridad judicial.

Tramitar el seguro de vida y beneficios propios de la compañía.

Tratar los datos personales de índole sensibles como son los datos de salud física y mental, pasada y presente del TITULAR-Colaborador, a través de la solicitud de estudios clínicos y médicos, para evaluar la salud del colaborador según los parámetros establecidos por el médico ocupacional de RECORDMOTOR S.A.

10.3. El Titular – Prospecto de Cliente

Contactar al TITULAR-Prospecto de Cliente vía telefónica, por correo electrónico, por redes sociales o cualquier otra plataforma de mensajería electrónica, para atender y dar seguimiento a las solicitudes de productos y/o servicios ofertados por RECORDMOTOR S.A.

Brindar al TITULAR-Prospecto de Cliente los productos y/o servicios que RECORDMOTOR S.A. comercializa, conforme a las solicitudes formuladas a través de cualquier medio, para que el TITULAR-Prospecto de Cliente pueda beneficiarse de ellos.

Contactar al TITULAR-Prospecto de Cliente por cualquier medio, a fin de publicitar los productos y/o servicios ofertados por RECORDMOTOR S.A.

Generar un registro en la base de datos de los Prospecto de Cliente, que será conservado por 15-quince años. Validar?

Tratar los datos personales del TITULAR-Prospecto de Cliente de índole identificativos y crediticios con la finalidad de entregar una cotización de los productos y/o servicios de RECORDMOTOR S.A.

10.4. El Titular – Cliente

Realizar las actividades contenidas en el numeral 10.3. de esta Política en adición a las contempladas a continuación:

Contactar al TITULAR-Cliente por cualquier medio, a fin de realizar aclaraciones y seguimiento sobre pagos, o cualquier otra situación derivada de los productos y/o servicios proporcionados por RECORDMOTOR S.A., así como quejas o comentarios.

Registrar y actualizar los datos en el sistema de administración empresarial interno, para el acceso a los Datos Personales por las personas autorizadas para ello.

Coordinar comunicaciones con el TITULAR-Cliente mediante: vía telefónica, por correo electrónico o físicamente.

Generar un registro en la base de datos de los Clientes, que será conservado por el tiempo que duren las relaciones comerciales y hasta 15-quince años posteriores.

Realizar y almacenar un expediente físico y/o electrónico del TITULAR-Cliente durante el tiempo que dure la relación comercial y hasta por 15-quince años posteriores a la terminación de la relación comercial.

Realizar contacto con el TITULAR-Cliente para llevar a cabo la gestión de cobranza de adeudos; en su caso, contactar a las personas que el TITULAR-Cliente haya autorizado como contactos de pago y/o emergencia.

Emisión de facturación y notas de crédito derivadas de la comercialización de los productos y/o servicios ofertados por RECORDMOTOR S.A. Dichas facturas, en formato físico y/o electrónico y las notas de crédito, serán conservadas por RECORDMOTOR durante el plazo de 15-quince años desde su emisión.

En caso de que el TITULAR-Cliente se encuentre fuera de la ciudad en la que RECORDMOTOR S.A. tiene domicilio o cuente con locales, podrá realizar los trámites necesarios para el envío de productos que comercializa RECORDMOTOR S.A.

Realizar los trámites necesarios para otorgar líneas de crédito, incluyendo verificaciones en el buró de crédito y demás plataformas financieras que permitan constatar el origen de los fondos con los que el TITULAR-Cliente adquiere los productos y/o servicios que ofrece RECORDMOTOR S.A.

Realizar campañas de marketing de acuerdo con los datos recabados en las bases de datos de RECORDMOTOR S.A., previa autorización del TITULAR-Cliente, mediante aplicaciones propias de RECORDMOTOR S.A., redes sociales y demás medios electrónicos que RECORDMOTOR S.A. considere adecuados.

10.5. El Titular – Visitante a las oficinas físicas de RECORDMOTOR S.A.

Almacenar en diferentes bases de datos la información de los visitantes al domicilio de RECORDMOTOR S.A., con la finalidad de mantener el control de las entradas y salidas de quienes visitan sus instalaciones. Las imágenes obtenidas a través de los servicios de videovigilancia serán conservadas por un plazo de entre treinta y cuarenta y cinco días desde que las mismas fueran captadas.

Cualquierdato personal que se recopile del TITULAR –Visitante a las oficinas físicas de Recordmotor S.A., serán conservados por el plazo de un año desde que son obtenidos a menos de que se establezca una relación comercial con el visitante, en este caso, el plazo de conservación será el estipulado en el punto 10.4. Revisar

Recibir mensajes de texto de parte de un Encargado de Tratamiento de datos con la finalidad de gestionar e implementar el método de evaluación de “cliente fantasma”. Revisar

10.6. El Titular – Usuario de la Página de Internet y/o redes sociales de RECORDMOTOR S.A.

Contactar al TITULAR-Usuario de LA PÁGINA DE INTERNET de RECORDMOTOR S.A., vía correo electrónico, vía telefónica, por redes sociales o por cualquier otro medio, para atender y dar seguimiento a sus comentarios o solicitudes de servicios y/o productos.

Para acceder a las redes sociales en las que participa RECORDMOTOR S.A.

Para enviar información y promociones, previa comunicación que haya realizado el TITULAR-Usuario de LA PÁGINA DE INTERNET de RECORDMOTOR S.A a través del pop-up disponible en LA PÁGINA DE INTERNET de RECORDMOTOR S.A, bajo la denominación “Servicio al Cliente” y “Contáctanos usando WhatsApp”.

Almacenar en diferentes bases de datos, en formato físico o electrónico, la información de los usuarios de LA PÁGINA DE INTERNET de RECORDMOTOR S.A; dichos registros serán almacenados por el plazo de 1-un año contado a partir de su obtención, siempre que no se concreten las operaciones comerciales con RECORDMOTOR S.A.

10.7. El Titular – Proveedor, Prospecto de Proveedor y/o Prestador de Servicios (conjuntamente denominados “Proveedor”)

Contactarlo vía telefónica, por correo electrónico o por cualquier otro medio, para solicitar o dar seguimiento a las solicitudes de información, de servicios y/o productos que requiere RECORDMOTOR S.A.

Dar de alta el perfil del Proveedor en el sistema de administración interna para el acceso por parte del personal autorizado para ello, que serán conservados durante el tiempo que dure la relación comercial con el TITULAR-Proveedor y por 15-quince años posteriores a finalizada la misma.

Contactar al TITULAR-Proveedor por cualquier medio, a fin de realizar aclaraciones y seguimiento sobre pagos o cualquier otra situación derivada de los servicios que requiere RECORDMOTOR S.A.

Conservar por un periodo de 15-quince años desde que son generadas, las facturas y notas de crédito, en formato físico y/o electrónico, derivadas de los productos y/o servicios que requiere RECORDMOTOR S.A.

Conservar por un periodo de 15- quince años los contratos que la empresa celebra con el TITULAR-Proveedor tanto en formato físico como electrónico, desde la fecha en la que pierde vigencia.

Realizar transferencias bancarias con motivo de

Llevar un expediente físico y/o electrónico del TITULAR-Proveedor durante el tiempo que dure la relación comercial y por 15-quince años posteriores a su terminación por cualquier causa.

Registrarlos en su sistema contable y en el sistema de control de facturación para el acceso a los Datos Personales por las personas autorizadas para ello.

11. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares que hayan entregado datos personales a RECORDMOTOR S.A., mismos que sean objeto de Tratamiento, tienen la facultad de ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

Ser informado sobre cuáles Datos Personales, RECORDMOTOR S.A. realiza un Tratamiento.
Acceder a los Datos Personales que RECORDMOTOR S.A. posea del Titular.
Solicitar, en cualquier momento, que sus Datos sean actualizados, rectificados o eliminados, cuando su solicitud cumpla con las causales de la LOPDP.
Solicitar a RECORDMOTOR S.A. prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado por RECORDMOTOR S.A. previa solicitud, respecto del uso actual que estos han dado a sus datos personales.
Solicitar a RECORDMOTOR S.A. de manera formal la supresión de sus datos personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga una relación comercial, contractual o legal activa con RECORDMOTOR S.A. con la obligación de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos de estas.
Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. PROCESOS PARA EJERCER DERECHOS DE TITULARES SOBRE SUS DATOS PERSONALES

RECORDMOTOR S.A. ha establecido una serie de procedimientos que determinan las normas a seguir por los Titulares (sean estos clientes, colaboradores o proveedores).

Para facilitar y garantizar el buen cumplimiento de la LOPDP, se han establecido procedimientos accesibles al público (ver sección 12.1; 12.2; 12.3), para ejercer los derechos que otorga la LOPDP. Estos procesos serán aprobados o rechazados por el Delegado de Protección de Datos Personales de RECORDMOTOR S.A., una vez se reciba el requerimiento del Titular.

Los colaboradores de RECORDMOTOR S.A. han aceptado y conocen sus funciones y sus obligaciones en materia de Protección de Datos. Es así que, los colaboradores están capacitados para tramitar de manera oportuna, en conjunto con el Delegado de Protección de Datos Personales, los requerimientos de Titulares.

Es necesario establecer que no todos los procedimientos serán aplicables a todos los Titulares, pues, únicamente podrán activarlos cuando se justifique en base a lo dispuesto en la Ley.

12.1. Solicitudes de Titulares – Delegado de Protección de Datos Personales.

En caso de que el Titular desee revocar su consentimiento, así como Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse al Tratamiento de sus Datos Personales que ha proporcionado, lo deberá hacer a través de la persona designada por RECORDMOTOR S.A. como Delegado de Protección de Datos, para lo cual deberá comunicarse mediante el correo electrónico: protecciondedatos@recordmotor.com.ec

12.2. Medios para revocar el consentimiento

El Titular de Datos Personales podrá revocar su consentimiento o autorización. Dicha revocación del consentimiento se deberá realizar observando el siguiente procedimiento:

Enviar un correo electrónico en atención al Delegado de Protección de Datos Personales que contenga:
1. Nombre del requerimiento;
2. Nombre completo del Titular, domicilio y correo electrónico para recibir la respuesta que se genere con motivo de su solicitud;
3. El motivo justificado de su solicitud;
4. Los argumentos que sustenten su solicitud o petición;
5. Documento oficial que acredite su identidad, y;
6. Fecha a partir de la cual se hace efectiva la revocación de su consentimiento.

Entregar cualquier información solicitada por RECORDMOTOR S.A. para llevar a cabo el reclamo del Titular.

RECORDMOTOR S.A. notificará al Titular, en un plazo máximo de 15-quince días, contados a partir del día siguiente de recibida la solicitud de revocatoria del consentimiento, la resolución adoptada, a efecto de que, si resulta procedente, se haga efectiva la misma dentro de los 15-quince días subsiguientes a la fecha en que se comunica la respuesta. La respuesta se la comunicará mediante un correo electrónico que informe al Titular que se han ejecutado todos los actos tendientes a cesar el Tratamiento para el cual fue recopilada dicha Autorización.

12.3. Medios para ejercer los Derechos de Acceso, Rectificación, Eliminación y Oposición

En caso de que el Titular desee Acceder, Rectificar, Eliminar u Oponerse a los Datos Personales que ha proporcionado a RECORDMOTOR S.A., deberá seguir el siguiente procedimiento:

Enviar un correo electrónico en atención al Delegado de Protección de Datos Personales, mediante el cual serán atendidas dichas solicitudes señalando lo siguiente:
1. Nombre completo del Titular, domicilio y correo electrónico para recibir la respuesta que se genere con motivo de su solicitud;
2. El motivo de su solicitud;
3. Los argumentos que sustenten su solicitud o petición;
4. Copia del documento oficial que acredite su identidad;
5. Descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los derechos que se busca ejercer;
6. Tratándose de solicitudes de rectificación de Datos Personales, el Titular deberá indicar, además de lo señalado, las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición.
7. Para que sea procedente cualquier solicitud, el Titular deberá seguir y cumplir los lineamientos específicos que señala la LOPDP.
Entregar cualquier información solicitada por RECORDMOTOR S.A. para llevar a cabo el reclamo del Titular.

13. AUTORIZACIÓN

Previo a recibir por cualquier medio Datos Personales, es obligatorio contar con el consentimiento libre, expreso, específico, informado, inequívoco y revocable a favor de RECORDMOTOR S.A. para los fines lícitos y legítimos específicamente determinados en la presente Política.

Esta declaración de los Titulares se obtendrá a través de diferentes mecanismos ejecutados por RECORDMOTOR S.A., por ejemplo:

Mediante cualquier documento escrito, el mismo que deberá contar con una Autorización para el Tratamiento de Datos Personales a favor de RECORDMOTOR S.A.
De manera oral y expresa, a través de vía telefónica que se grabe por parte de RECORDMOTOR S.A.
A través de cualquier medio tecnológico gracias al cual se deje constancia expresa de la voluntad de los Titulares a favor de RECORDMOTOR S.A.

14. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

RECORDMOTOR S.A. puede realizar transferencias internacionales de datos personales. En este caso, la compañía velará por que todo tratamiento que requiera de una transferencia internacional de datos personales sea realizado al tenor de lo establecido en la LOPDP vigente y la normativa complementaria.

RECORDMOTOR S.A. comprobará que quien reciba los datos personales en el exterior cuente con niveles adecuados de protección, igual o mayor a la normativa ecuatoriana vigente.

15. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

En seguimiento a los principios y normas incluidos en esta Política, RECORDMOTOR S.A. mantendrá un desarrollo continuo de procedimientos internos, o cualquier otro documento de apoyo que permita la implementación de la normativa ecuatoriana vigente, aplicando un sistema de gestión de protección de datos interno. Estos procedimientos, documentos y demás instrumentos, serán de carácter vinculante para todos los miembros de RECORDMOTOR S.A.

16. SEGURIDAD EN LOS PROVEEDORES

RECORDMOTOR S.A. mantendrá especial cuidado y atención al evaluar la criticidad y posibles riesgos de aquellos servicios susceptibles a subcontratación, en tal manera que se puedan identificar aquellos que sean relevantes desde el punto de vista de la seguridad de la información y Datos Personales, sea esto por su sensibilidad o naturaleza, siempre en dependencia con la continuidad de negocio.

En aquellos servicios subcontratados se deberán observar y cuidar: procesos de selección, requerimientos contractuales como la terminación contractual, la monitorización de los niveles de servicio, la devolución de datos y las medidas de seguridad implantadas por dicho proveedor, que deberán ser, al menos, equivalentes a las que se establecen en la normativa ecuatoriana y en esta Política.

17. CONTROL Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

RECORDMOTOR S.A. mantendrá un sistema de gestión de protección de datos, el cual se controlará y se evaluará de forma periódica. Para esto, se podrán realizar auditorías sobre el cumplimiento tanto con la presente Política como con toda la normativa vigente sobre la materia en general, a través de la dirección y supervisión del Delegado de Protección de Datos de RECORDMOTOR S.A.

De igual forma, el área de Auditoría Interna, bajo el cumplimiento de sus funciones y en observancia de su planificación anual de revisión sobre RECORDMOTOR S.A., incluirá un apartado específico en materia de Protección de Datos con el fin de controlar el cumplimiento de la normativa aplicable.

Los resultados obtenidos de las diferentes auditorías sean a través del área de Auditoría Interna, o a través del Delegado de Protección de Datos Personales, deberán ser comunicados directamente a la Gerencia General de RECORDMOTOR S.A., con la finalidad de que se tomen acciones en particular.

18. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

RECORDMOTOR S.A. garantiza que tratarán Datos Sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, RECORDMOTOR S.A. implementará medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su normativa interna, de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.

19. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE DATOS PERSONALES

Los Datos Personales de índole i) identificativos, ii) sensibles, iii) crediticios, iv) relativos a la salud, y, v) de categorías especiales, serán conservados por RECORDMOTOR S.A. por el plazo estándar de 15-quince años.

Los Datos Personales que tengan un plazo de conservación distinto al estándar, se encuentran especificados dentro de la presente Política.

20. TIPOS DE INFORMACIÓN

RECORDMOTOR S.A. clasificará la información en función del soporte en el que está siendo utilizado, de tal manera que pueda mantener procesos de mejora continua sobre esta:

Soportes lógicos: Información que esté siendo utilizada mediante medios ofimáticos, correo electrónico o sistemas de información desarrollados a medida o adquiridos a un tercero.

Soportes físicos: Información que esté en papel, soportes magnéticos como USB, DVD, entre otros.

20.1. Niveles de clasificación

RECORDMOTOR S.A. catalogará la información en función de su sensibilidad en cinco niveles.

Uso público: Información de fácil acceso y que se encuentra o puede encontrar en páginas de entidades estatales.
Difusión limitada: Información que debe tener un cierto cuidado y límite a su acceso.
Información confidencial: Información clasificada como tal mediante acuerdos de confidencialidad firmados por RECORDMOTOR S.A., se restringe su acceso a ciertos colaboradores.
Información reservada: Información clasificada como tal mediante acuerdos de confidencialidad firmados por RECORDMOTOR S.A., se restringe su acceso a algunos colaboradores.
Información secreta: Información clasificada como tal mediante acuerdos de confidencialidad firmados por RECORDMOTOR S.A., se restringe su acceso a la mayoría de los colaboradores.

Etiquetado de la información

RECORDMOTOR S.A. etiquetará la información recopilada, mediante métodos manuales o automatizados (dependiendo de su complejidad y disponibilidad) para facilitar el procesamiento adecuado de las medidas de seguridad que apliquen en cada caso.

Se etiquetarán los documentos o materiales, así como los anexos, copias, traducciones o extractos de estos, según los niveles de clasificación de la información definidos en esta sección, exceptuando la información considerada de “Uso público”.

Se deberá definir un proceso o procedimiento para el etiquetado de la información de acuerdo con los siguientes requisitos:

Asegurar que el etiquetado de la información refleja el esquema de clasificación de la información adoptado.
Asegurar que las etiquetas sean fácilmente reconocibles entre todos los colaboradores.
Orientar a los empleados sobre dónde y cómo se colocarán o utilizarán las etiquetas, en función del proceso de acceso a la información o a los activos que la soportan.
Indicar las excepciones en los que se permite omitir el etiquetado, sin que ello suponga una omisión del deber de clasificar la información.

RECORDMOTOR S.A. prestará especial atención y tratará con cuidado máximo el etiquetado de activos físicos que contengan información reservada o secreta, con la finalidad de evitar su substracción; esto debido a la fácil identificación luego de su etiquetado.

RECORDMOTOR S.A. establecerá las medidas técnicas, si fueran necesarias, y viables de etiquetado automático de la información soportada en medios digitales.

RECORDMOTOR S.A. asegurará que todos sus empleados se encuentren capacitados en el etiquetado de la información. De igual forma definirá específicamente los cargos de aquellos colaboradores con acceso a información de nivel reservada o secreta.

21. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL E INFORMACIÓN COMERCIAL SENSIBLE

RECORDMOTOR S.A. define “información confidencial” como aquella relativa a la compañía o cualquiera de los miembros de la organización que, en caso de ser divulgada, causaría daños a la situación financiera, a la planificación estratégica o a la reputación de esta, así como a la privacidad de sus miembros. La información confidencial será siempre de exclusiva propiedad de RECORDMOTOR S.A. DINARDAP BURO PUBLICO.

Por regla general, toda la información generada en el desarrollo de la actividad empresarial de RECORDMOTOR S.A. por sus miembros es de carácter confidencial, incluyendo aquella información divulgada a sus propios miembros debido al desarrollo de su labor profesional y generalmente no conocida fuera de la misma, o protegida por las leyes.

En todo caso, la siguiente información será siempre de carácter confidencial:

La estrategia general de RECORDMOTOR S.A.;
Know-how;
Información sobre los miembros de la compañía;
Información no pública sobre el organigrama, estructura accionarial, finanzas, auditoría, seguros o procedimientos judiciales en curso o finalizados en los que haya sido parte la organización;
Licitaciones públicas o privadas en fase de oferta;
Información sobre clientes de la compañía;
Aquella información que se haya etiquetado de sensible por la administración de la compañía.

RECORDMOTOR S.A. considera “información comercial sensible” la información que una empresa normalmente no compartiría con un tercero ajeno a esta y, en particular, información que permitiría al destinatario conocer o anticipar la conducta de la compañía en el mercado. Por disposición legal, los datos recientes tienen un carácter más sensible que los datos históricos.

Entre algunos de los datos que RECORDMOTOR S.A. considerará sensibles desde la perspectiva de Defensa de la Competencia se destacan los siguientes:

Precios actuales o futuros, incluidos descuentos, rebajas y promociones;
Cifras de ventas, datos de coste o márgenes;
Cuotas de mercado, datos sobre capacidad y sistemas de producción;
Identidad de clientes o proveedores (reales o potenciales);
Información sobre tecnologías de fabricación, derechos de propiedad intelectual o industrial o conocimientos técnicos;
Estrategias comerciales futuras, incluida la intención de concurrir o no a una licitación o de presentar ofertas en relación con un contrato determinado;
Estrategias, presupuestos, planes o políticas de negocio o de marketing;
Planes de expansión o contratación de negocio, o planes de acceso a nuevos mercados o de retirada de un mercado en el que RECORDMOTOR S.A. o sus competidores operan actualmente;
Previsiones de ofertas futuras, condiciones de demanda o suministro o indicadores financieros.

22. ALMACENAJE DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL E INFORMACIÓN COMERCIAL SENSIBLE

La información confidencial e información comercial sensible será tanto física como digital. RECORDMOTOR S.A. tendrá que determinar, además, el lugar específico de almacenaje de la información confidencial e información comercial sensible, además de las medidas de seguridad que impidan que accedan a la misma personas u organizaciones no autorizadas.

Está deliberadamente prohibido el archivo de esta información confidencial e información comercial sensible en dispositivos particulares de los miembros de RECORDMOTOR S.A., ni en ningún otro medio que no esté expresamente autorizado por la compañía (por ejemplo, Dropbox, redes sociales o correos particulares, entre otros).

23. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CATALOGADA COMO CONFIDENCIAL

Aquella información etiquetada y clasificada como confidencial podrá ser divulgada en las siguientes circunstancias y siempre respetando el principio de need to know (Quién deba conocerlo): (i) cuando se estén negociando propuestas comerciales con clientes, sujeto a la aprobación del Responsable del área correspondiente; (ii) cuando dicha información sea requerida por determinados miembros de la compañía para llevar a cabo un determinado trabajo; (iii) cuando sea requerida justificadamente para profesionales externos a la organización que necesiten aquella información (i.e. auditores, abogados, consultores, etc.); (iv) cuando se haya de comunicar cierta información a socios de negocio de la compañía o de compañías relacionadas; (v) cuando sea requerida por alguna autoridad judicial o administrativa; y (vi) en todos aquellos supuestos en los que sea necesario para el desarrollo ordinario de cualquier actividad de RECORDMOTOR S.A.

Para que se proceda con la divulgación de información confidencial de la compañía de conformidad con lo dispuesto en el párrafo anterior, el miembro que efectúe tal divulgación se asegurará de cumplir con lo siguiente:

Transmitir la información confidencial a su receptor a través de medios que permitan asegurar el mantenimiento de la confidencialidad.
Informar al destinatario de la información sobre el carácter estrictamente confidencial de la misma y de sus obligaciones al respecto, según lo establecido en el apartado 25 (“Miembros de la compañía, información catalogada como confidencial e información comercial sensible”).

DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN CATALOGADA COMO COMERCIAL SENSIBLE

La norma vigente y vinculante en materia de Competencia prohíbe el intercambio de información comercial sensible entre competidores. Dicha prohibición rige para todos los contextos en los que pueda producirse el intercambio de información comercial sensible: asociaciones sectoriales, constitución de una empresa en participación junto con una empresa competidora, subcontratación en licitaciones públicas, negociación de operaciones de concentración o colaboración para la elaboración de estudios de mercado u otros proyectos de interés en el sector.

En estos casos, el intercambio de información se considera contrario a la normativa en la medida en que la información intercambiada vaya más allá de lo necesario para realizar con éxito la colaboración o el proyecto de que se trata, aunque no se llegue a hacer un uso efectivo de la información intercambiada.

Por esto, se exige a los miembros de RECORDMOTOR S.A. que, en caso de dudas sobre el carácter permitido o no del intercambio de información, consulten con el Delegado de Protección de Datos, previo a ejecutarlo.

En el supuesto no consentido que un competidor envíe o sugiera intercambiar información sensible, debe manifestarse clara y expresamente la negativa a recibir o intercambiar dicha información y comunicar el incidente a su superior jerárquico y al Delegado de Protección de Datos. En caso de recibir información de este tipo (por ejemplo, por correo electrónico o durante una reunión), el empleado debe ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos, que podrá ayudarle a decidir sobre la actuación legal, organizacional y de contingencia que convenga a RECORDMOTOR S.A.

Cualquier información comercial intercambiada con terceros deberá recibir el mismo tratamiento que la información confidencial según lo establecido en los apartados 23 (“Divulgación de información catalogada como confidencial”) y 26 (“Terceros, información confidencial e información comercial sensible”).

25. MIEMBROS DE LA COMPAÑÍA, INFORMACIÓN CATALOGADA COMO CONFIDENCIAL Y COMERCIAL SENSIBLE

Todos los miembros de RECORDMOTOR S.A. tienen el deber de no hacer uso incorrecto y no divulgar información confidencial e información comercial sensible de ésta. Obligación que se encuentra taxativamente estipulada dentro de los contratos de trabajo suscritos.

A lo largo del curso de su empleo, los miembros de RECORDMOTOR S.A. deben hacer uso de la información confidencial e información comercial sensible con absoluta reserva y utilizarla únicamente para el desarrollo de su labor profesional encomendada, siempre bajo el cumplimiento del presente instrumento.

Si un colaborador de RECORDMOTOR S.A., tiene alguna duda o inquietud al respecto de la reserva en el uso o divulgación de información confidencial, deberá consultar con su superior jerárquico quien a su vez consultará con el Delegado de Protección de Datos Personales.

Todos los miembros de RECORDMOTOR S.A., están obligados a reportar cualquier violación de esta Política, y lo harán a través de su jerárquico superior.

26. TERCEROS, INFORMACIÓN CONFIDENCIAL E INFORMACIÓN COMERCIAL SENSIBLE

RECORDMOTOR S.A., mantiene medidas necesarias que aseguran que, terceros con quienes mantienen alguna clase de relación comercial o profesional, también estén obligados a mantener confidencialidad de aquellos documentos recibidos en la relación con las actividades de la compañía.

RECORDMOTOR S.A. asegura que sus miembros, previo a entregar cualquier tipo de información confidencial e información comercial sensible, se han cerciorado de que los destinatarios de esta han asumido su obligación de confidencialidad. Dicha obligación de confidencialidad se recogerá en el correspondiente acuerdo de confidencialidad que deberá ser preparado y revisado por el jefe del área correspondiente.

27. COOKIES

Las cookies son archivos o informaciones que se pueden almacenar en dispositivos cuando visitan páginas web. Generalmente, una cookie contiene el nombre de la página web que la originó, su vida útil y un valor, que se genera aleatoriamente.

RECORDMOTOR S.A. puede utilizar las cookies para facilitar el uso y adaptar mejor su página web y sus aplicaciones a los intereses y necesidades de los titulares de datos personales, así como para ayudar y mejorar sus estructuras y contenido. Las cookies también se pueden utilizar para acelerar las actividades y experiencias futuras en nuestros servicios.

Los titulares de la Página de Internet siempre tendrán la facultad de autorizar, configurar o denegar el uso de la herramienta de cookies, durante el primer acceso a la Página de Internet.

En ese sentido, hacemos hincapié en que la aceptación de las cookies clasificadas como necesarias es imprescindible para el normal funcionamiento de la página web y su no aceptación puede conllevar la inutilización de los servicios disponibles.

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28. LEGISLACIÓN APLICABLE

Se adhiere a nuestra Política de Protección de Datos Personales lo dispuesto por la LOPDP vigente, su reglamento, la Constitución de la República del Ecuador, y demás normas en la materia que se puedan emitir a futuro.

29. VIGENCIA

RECORDMOTOR en reconocimiento de la importancia de la protección de datos y la privacidad de sus clientes, colaboradores y proveedores, ha trabajado diligentemente durante varios meses en la creación y revisión de la presente Política de Protección de Datos Personales. Finalmente, luego de un arduo estudio y análisis de sus operaciones comerciales, aprueba este instrumento el día (incluir el día de aprobación) de septiembre de 2023, mediante (incluir el mecanismo de aprobación, por ejemplo: Comité Gerencial).